Retrospectiva XXL en tiempo XXS en el primer Agile & DevOps Day de GFT

Hace un poco más de un año en la CAS 2015, cenando con el equipo de GFT se nos ocurrió que para el 2016 teníamos que hacer un evento similar internamente… hoy ese evento ya es realidad, lo hicimos y fue todo un éxito.

Apenas empezamos a pensar en cómo sería el evento tuvimos claro que al final haríamos una retrospectiva y fui el elegido para facilitarla.

Así que me puse a leer un poco de cómo hacer una retro grande, leí varios posts y obviamente llegué a los de Thomas Wallet donde explica varias experiencias de retros XXL. Después supe que Thomas iba a venir a España e iba a dar un taller de Retrospectivas XXL en la CAS, así que ese fue el primer slot de la conferencia que tuve claro que iba a ir. ¡Qué mejor que hacer el taller y poner en práctica lo aprendido solo tres semanas después!

Resumen de las actividades

¡Estas son todas las actividades que hicimos en unos 40 minutos con 70 personas!

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Circulo de apertura. Empezamos haciendo un circulo, para que todos pudieran verse entre ellos y para hacer una breve introducción de lo que sería la sesión.

Rompe hielo. Para romper el hielo y activarnos un poco después de todo el día de charlas, hicimos la dinámica de tribus.

Compartiendo lo vivido. Y ahora sí llego el momento de empezar a pensar sobre el evento. Hicimos 10 grupos de unas 7 personas que cada uno tenía una hoja de flipchart prefacilitada con 2 oraciones a completar.

  • “Hoy fue genial porque…”
  • “Para conseguir un día 10 mejoraría…”

Primero les pedí que pensaran por qué el día había sido genial, primero individualmente, anotándolo en post-its, durante unos minutos y luego compartiéndolo con su grupo.

Después, con la misma dinámica, cada uno pensó que mejoraría para que el día haya sido un 10 (y si ya había sido un 10, para que sea un 11 J). Esta vez, luego de que todos habían compartido sus ideas, cada grupo eligió el punto de mejora que consideraban más importante para re-escribirlo en forma de desafío de mejora.

El desafío lo tenían que escribir con una pregunta del tipo “¿Cómo podríamos……?” o “¿Cómo haríamos…..?”  (ej. ¿Cómo haríamos para darle continuidad al evento?). Esta forma de preguntar está basada en la idea que se usa en diseño e innovación del “how might we?” , que ayuda a pensar en positivo y en posibles soluciones.

Cuando ya todos los grupos tenían su desafío listo se lo intercambiaron con otro grupo.

Desafío aceptado. Cada grupo pensó ideas de cómo o qué hacer para conseguir el desafío que otro grupo le había pasado. Dejando estas ideas disponibles para que nosotros, los organizadores, podamos evaluarlas y ponerlas en práctica para el próximo evento.

Gallery Walk. Para poder compartir de una forma rápida todas las ideas que habían tenido los grupos, pusimos en las paredes sus desafíos e ideas y sus opiniones y les pedí que se pasearan en silencio por la sala mirando lo que los otros grupos habían puesto y poniendo comentarios o nuevas ideas. Esta dinámica está basada en la técnica de enseñanza gallery walk, en una retro con tanta gente es muy útil.

Silent Gracias. Aprovechando que estaban todos caminando por la sala en silencio, les pedí que ahora dejaran de mirar hacia las paredes y miraran hacia el centro, empezando a hacer contacto visual con los demás. Y que a medida que se cruzaban con otra persona le dieran las gracias (sin romper el silencio) por el gran día que habían compartido.

Conclusiones

Por la implicación que vi de cada uno y el feedback que pude recibir después de la sesión, creo que fue muy positivo el tener un momento de reflexión al final del evento y poder llegar a proponer ideas de cómo mejorar. Al mismo tiempo fue un buen ejemplo en vivo de cómo se puede hacer una retrospectiva XXL y lo potente que puede llegar a ser.

Lo que más me gustó

Lo que más me gusto fue el momento de las gracias. Al estar todos en silencio se logró un ambiente distinto, que permitió que la gente se agradezca el tiempo pasado juntos durante el día con una mirada, una sonría, dándose las manos o abrazándose.

Que aprendí para la próxima

Me enumero acá las cosas que me tengo que acordar para la próxima, así además de tenerlo “on-line” y fácil de encontrar, lo comparto para quien quiera hacer

  • Tener un micrófono para no tener que gritar. Esto ayuda a transmitir mejor los mensajes (¡lo tenía, pero me olvide de usarlo!)
  • Tener tiempo suficiente para cada dinámica. Si bien pudimos hacer la retro en 40 minutos más o menos y el resultado fue muy bueno, quizás con un poquito más de tiempo se pueden hacer actividades con más conciencia.
  • Planificar mejor una cofacilitación. Tener un co-facilitador ayuda mucho y es necesario coordinarse bien.
  • No dejar de controlar el tiempo. En un momento dejé de controlar el tiempo y a partir de ahí tuve la sensación de que no controlaba la sesión al 100%. Por suerte me dijeron que no se notó y después pude volver a controlarlo. J
  • Tener una campanita o similar. Para ayudar a marcar cuando termina cada timebox y conseguir silencio de forma más rápida
  • Dejar claros los working agreements al inicio de la sesión. En este caso no lo hice porque cualquier minuto que pudiera ahorrar me venía bien, pero creo que hubiese ayudado.

 

Quiero poder aplicar lo que aprendí cuanto antes… así que, si te puedo ayudar a hacer una retro XXL en tu empresa, organización, club o lo que sea… ¡déjame un comentario y lo hacemos!

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